Bijna elk bedrijf of ondernemer heeft algemene voorwaarden. Maar wat zijn algemene voorwaarden, waarom heb je ze en moet je ze deponeren bij de rechtbank of Kamer van Koophandel (KvK) en wat kost dat?
In dit blog zal ik kort op deze vragen ingaan.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn standaard bepalingen die als doel hebben om deel uit te maken van meerdere overeenkomsten. Enkele onderwerpen die niet in de overeenkomst zelf, maar veelal in algemene voorwaarden zijn opgenomen zijn:
– betalingstermijn;
– incassokostenregeling;
– overmacht;
– eigendomsvoorbehoud.
Het voordeel van het hebben van algemene voorwaarden is dat je ze niet elke keer in een overeenkomst hoeft op te nemen. Daarbij komt dat als de klant je algemene voorwaarden accepteert, je daarover niet meer hoeft te onderhandelen.
Je hoeft de algemene voorwaarden maar één keer toe te sturen. Als je vaker met iemand contracteert, dan kan je de volgende keren volstaan met een verwijzing naar het feit dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat ze reeds eerder overhandigd zijn. Wijzig je je algemene voorwaarden, dan moet je ze wel weer opnieuw overhandigen.
Deponeren
Vaak zie je op de algemene voorwaarden staan dat ze zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel of bij de griffie van een rechtbank.
Deponeren van algemene voorwaarden kost geld en dan rijst al snel de vraag: is deponeren verplicht? Nee, het is niet verplicht. Maar het heeft als voordeel dat vast staat vanaf welke datum welke voorwaarden van toepassing zijn en daarnaast is het niet altijd mogelijk om de algemene voorwaarden aan iemand te overhandigen en als ze gedeponeerd zijn, kan de ander er toch kennis van nemen.
Voor de kosten hoef je het niet te laten. Het deponeren bij de KvK kost € 18 per kalenderjaar en deponeren bij de rechtbank kost momenteel eenmalig € 114. Deze kosten kan je bovendien fiscaal aftrekken.
Wanneer gelden algemene voorwaarden?
Willen algemene voorwaarden gelden, dan moet je aan twee voorwaarden voldoen:
(i) je moet ze van toepassing verklaren (in de offerte/overeenkomst);
(ii) je moet ze tijdig ter hand stellen aan je contractspartij.
In een volgend blog zal ik op deze vereisten ingaan.
Als beide contractspartijen hun algemene voorwaarden van toepassing verklaren, dan is de vraag welke voorwaarden gelden. Deze problematiek wordt de battle of forms genoemd. Zie hierover mijn blog van 31 januari 2012.
Beste heer Veldhuis,
kunt u mij vertellen hoe men beslist of men av bij KvK of RB deponeert? (Afgezien van financiële redenen, mijns inziens zijn de kosten niet noemenswaardig en daarom lijkt het mij niet waarschijnlijk dat de kosten een grote rol spelen bij deze beslissing)
Daarnaast vroeg ik mij af of er afgezien van bewijstechnische redenen nog andere redenen zijn om av te deponeren?
En tot slot, is er een wettelijke grond voor de battle of forms of dat dit in de jurisprudentie is bepaald?
m.v.g.
Geachte mevrouw Willems,
In principe maakt het niet uit waar men de algemene voorwaarden deponeert. Al vinden sommigen dat deponeren bij de rechtbank meer vertrouwen wekt. Bij de rechtbank betaal je eenmalig een bedrag (ik meen rond de € 120) en bij de KvK jaarlijks een bedrag (ik meen ongeveer € 20).
De reden om algemene voorwaarden te deponeren, is dat je relaties er ook op een later moment nog kennis van kunnen nemen.
De regeling van de battle of forms is vastgelegd in artikel 6:225 lid 3 Burgerlijk Wetboek:
“Verwijzen aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden, dan komt aan de tweede verwijzing geen werking toe, wanneer daarbij niet tevens de toepasselijkheid van de in de eerste verwijzing aangegeven algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen.”
alg vwd zijn niet meer nodig in deze tijd
En waarom zijn algemene voorwaarden niet meer nodig?
Algemene voorwaarden zijn nog steeds verplicht. Echter bij ondernemingen zoals supermarkten waarbij honderden transacties plaatsvinden per dag is een verwijzing naar de algemene voorwaarde voldoende.
Volgens mij zijn ze niet verplicht, maar als je zaken niet expliciet in de overeenkomst en/of door de wet wil laten regelen, zijn algemene voorwaarden wel een manier om dat te faciliteren.