Bijna elk bedrijf of ondernemer heeft algemene voorwaarden. Maar wat zijn algemene voorwaarden, waarom heb je ze en moet je ze deponeren bij de rechtbank of Kamer van Koophandel (KvK) en wat kost dat?

In dit blog zal ik kort op deze vragen ingaan.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn standaard bepalingen die als doel hebben om deel uit te maken van meerdere overeenkomsten. Enkele onderwerpen die niet in de overeenkomst zelf, maar veelal in algemene voorwaarden zijn opgenomen zijn:

–         betalingstermijn;

–         incassokostenregeling;

–         overmacht;

–         eigendomsvoorbehoud.

Het voordeel van het hebben van algemene voorwaarden is dat je ze niet elke keer in een overeenkomst hoeft op te nemen. Daarbij komt dat als de klant je algemene voorwaarden accepteert, je daarover niet meer hoeft te onderhandelen.

Je hoeft de algemene voorwaarden maar één keer toe te sturen. Als je vaker met iemand contracteert, dan kan je de volgende keren volstaan met een verwijzing naar het feit dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat ze reeds eerder overhandigd zijn. Wijzig je je algemene voorwaarden, dan moet je ze wel weer opnieuw overhandigen.

Deponeren

Vaak zie je op de algemene voorwaarden staan dat ze zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel of bij de griffie van een rechtbank.

Deponeren van algemene voorwaarden kost geld en dan rijst al snel de vraag: is deponeren verplicht? Nee, het is niet verplicht. Maar het heeft als voordeel dat vast staat vanaf welke datum welke voorwaarden van toepassing zijn en daarnaast is het niet altijd mogelijk om de algemene voorwaarden aan iemand te overhandigen en als ze gedeponeerd zijn, kan de ander er toch kennis van nemen.

Voor de kosten hoef je het niet te laten. Het deponeren bij de KvK kost € 18 per kalenderjaar en deponeren bij de rechtbank kost momenteel eenmalig € 114. Deze kosten kan je bovendien fiscaal aftrekken.

Wanneer gelden algemene voorwaarden?

Willen algemene voorwaarden gelden, dan moet je aan twee voorwaarden voldoen:

(i)      je moet ze van toepassing verklaren (in de offerte/overeenkomst);

(ii)    je moet ze tijdig ter hand stellen aan je contractspartij.

In een volgend blog zal ik op deze vereisten ingaan.

Als beide contractspartijen hun algemene voorwaarden van toepassing verklaren, dan is de vraag welke voorwaarden gelden. Deze problematiek wordt de battle of forms genoemd. Zie hierover mijn blog van 31 januari 2012.