Het is prachtig om algemene voorwaarden te hebben en waarschijnlijk heb je er ook goed voor betaald, maar wat moet je doen om te zorgen dat je er ook profijt van hebt?

Deze vraag beantwoord ik in dit blog.

Om te zorgen dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn, moet je aan twee voorwaarden voldoen:

(i)      je moet ze van toepassing verklaren;

(ii)    je moet ze tijdig ter beschikking stellen aan je contractspartij.

Ad. (i) van toepassing verklaren

Dit is de voorwaarde waar men in de praktijk het minst mee de fout in gaat. Je moet in het offertetraject, maar uiterlijk in de overeenkomst, je algemene voorwaarden van toepassing verklaren.

Dit kan door een simpel zinnetje zoals “Op deze aanbieding (overeenkomst) zijn onze algemene voorwaarden van toepassing”. Bij elektronische handel kan dit worden ondervangen door de klant in het bestelproces aan te laten vinken dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Ad. (ii) ter beschikking stellen

De achterliggende gedachte van het ‘ter beschikking stellen’ is dat je contractspartij de mogelijkheid geeft om kennis te nemen van je algemene voorwaarden.

Het ‘ter beschikking stellen’ geschiedt meestal door het toesturen van de algemene voorwaarden aan de ander. Soms is het niet goed mogelijk om de algemene voorwaarden toe te sturen omdat ze bijvoorbeeld vuistdik qua omvang zijn. In een dergelijk geval kan je volstaan door aan te geven dat de algemene voorwaarden bij je op kantoor ter inzage liggen of dat zij gedeponeerd zijn bij een Kamer van Koophandel of rechtbank en dat je een exemplaar op verzoek zal toesturen. Let op: als het redelijkerwijs mogelijk is om de algemene voorwaarden ter hand te stellen, dan moet je dat doen.

Tegenwoordig komen veel overeenkomsten elektronisch tot stand en de algemene voorwaarden worden dan niet toegestuurd. Wat word er dan verstaan onder ter beschikking stellen?

De algemene voorwaarden moeten aan de ander langs elektronische weg ter beschikking zijn gesteld. En wel op een zodanige wijze dat deze door haar kunnen worden opgeslagen en voor haar toegankelijk zijn ten behoeve van latere kennisneming. Is dit redelijkerwijs niet mogelijk, dan dient voor de totstandkoming van de overeenkomst aan de ander bekend te worden gemaakt waar langs elektronische weg kan worden kennisgenomen van de voorwaarden. Ook moet je dan aangeven dat de algemene voorwaarden op verzoek langs elektronische weg of op andere wijze zullen worden toegezonden.[1]

Je kunt niet volstaan met enkel de melding dat de algemene voorwaarden staan vermeld op je website.[2]

Moment ter beschikking stellen en bewijs

Het beste is om je algemene voorwaarden al in de offertefase aan de ander toe te sturen. Tijdens het sluiten van de overeenkomst kan ook nog. Nadat de overeenkomst tot stand is gekomen, bijvoorbeeld bij het verzenden van de factuur, is te laat.[3]

Laat de ander tekenen voor het feit dat ze je algemene voorwaarden hebben ontvangen, gelezen en akkoord bevonden. Dit voorkomt discussie en geeft je een sterke(re) positie in een eventuele gerechtelijke procedure.

Meerdere algemene voorwaarden van toepassing?

Wat nou als zowel jij als je handelspartner jullie eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren? Welke algemene voorwaarden gelden dan? Deze problematiek wordt de battle of forms genoemd en mijn blog hierover vind je hier.

 


[1] Artikel 6:234 BW en Rechtbank Rotterdam 25 januari 2012, LJN: BV9835.

[2] Kantonrechter Maastricht 20 januari 2010, NJF 2010, 253 (LJN: BL1980).

[3] Rechtbank Rotterdam 25 januari 2012, LJN: BV9835.