Ondertekening processtukken: met een handtekeningstempel?

door Jeroen Veldhuis | 23 dec 2013 | Advocatuur, Deurwaarder, Procesrecht

In de wet staat dat processtukken moeten worden ondertekend. In procedure bij het gerechtshof Amsterdam constateerde ik dat een processtuk van de wederpartij was ondertekend met een handtekeningstempel. Dat leek mij niet juist en ik heb bezwaar gemaakt tegen dat processtuk. Vorige week deed het gerechtshof Amsterdam uitspraak.

Voordat ik de uitspraak bekend maak, zal ik eerst kort uiteenzetten wat de regels over het ondertekenen van processtukken luiden. Deze regels zijn opgenomen in artikel 83 Rv:

1. In zaken waarin partijen in persoon kunnen procederen, worden de conclusies en akten, wanneer zij niet mondeling worden genomen, ondertekend door de partij van wie het stuk afkomstig is of door haar gemachtigde.
2. In zaken waarin partijen niet in persoon kunnen procederen, worden deze stukken ondertekend door de advocaat.

Processtukken moeten dus worden ondertekend door een advocaat. Dit is een uitvloeisel van het beginsel van verplichte procesvertegenwoordiging. Is een processtuk niet correct ondertekend, dan mag de rechter geen acht slaan op dat processtuk (HR 10 september 2010, NJ 2010, 485).

Uit de rechtspraak blijkt dat ondertekening “i/o” door een secretaresse niet kan worden aangemerkt als ondertekening door een advocaat. Als je wel met stempel mag ondertekenen, dan is de regel inhoudsloos. Immers, veelal zal de secretaresse de stempel zetten. Waarom zou zij wel de stempel mogen zetten, maar niet ondertekenen. Het lijkt me dat de strekking juist is dat de advocaat het processtuk zelf ondertekent d.m.v. zijn handtekening.

Het gerechtshof Amsterdam oordeelt als volgt:

“Het hof ziet in dit stadium van het geding ontoereikende grond om de memorie van antwoord terzijde te leggen, omdat deze niet is ondertekend. Het komt het hof voor dat het door X geconstateerde mankement, wat daar verder van zij, in elk geval kan worden hersteld. Hetgeen X heeft betoogd, geeft verder geen aanleiding te veronderstellen dat hier zodanig belang van X in het geding is dat geen gelegenheid voor hetstel zou moeten worden geboden.”

Het hof oordeelt dus dat processtukken die zijn ondertekend met een handtekeningstempel worden aangemerkt als niet ondertekende processtukken. Wel wordt de wederpartij in de gelegenheid gesteld om dit te herstellen. Dit laatste past in de trend van deformalisering van het burgerlijk procesrecht.

Wat mij opvalt, is dat het Gerechtshof Amsterdam het feit dat de memorie niet is ondertekend, kennelijk niet zo relevant vindt (“wat daar verder van zij”). Dit lijkt me strijdig met de achterliggende gedachte van de regel dat een conclusie/akte/memorie door een advocaat moet worden ondertekend.