De komende tijd verandert er veel voor ondernemers. Per 1 oktober 2012 wordt het BTW-tarief verhoogd van 19% naar 21%. Daarnaast gelden er per 1 januari 2013 andere, deels nieuwe, vereisten voor facturen. Over dit laatste onderwerp gaat dit blog.

Inleiding

De factuur is één van de meest uitgewisselde documenten in het handelsverkeer. De functie van de factuur is tweeledig, te weten (i) het geeft aan de afnemer aan dat hij het op de factuur vermelde bedrag dient te betalen en (ii) het is het bewijs van het recht van BTW-aftrek.[1]

Naar aanleiding van een Europese richtlijn is er een wetsvoorstel ingevoerd die tot doel heeft het vereenvoudigen van de facturering en daarmee een vermindering van administratieve lasten.

Wanneer factureren?

Als een ondernemer goederen levert of diensten verricht voor een andere ondernemer of rechtspersoon (die geen ondernemer is), moet er een factuur worden verzonden. Daarbij is niet van belang of de afnemer Nederlands of buitenlands is.

Niet alleen als de goederen zijn geleverd of de diensten zijn verricht moet er gefactureerd worden, maar ook als er een aanbetaling moet worden gedaan.

Als een ondernemer goederen of diensten levert aan een particulier, dan hoeft er geen factuur te worden verzonden. Dit is anders als het afnemersbestand van de ondernemer voor 80% of meer bestaat uit andere ondernemers; dan dient ook de particulier een factuur te ontvangen.

De ondernemer is overigens niet verplicht om zelf te factureren. Hij dit ook laten doen door zijn afnemer (‘selfbilling’) of door een derde (‘outsourcing’). Ook in deze gevallen blijft de ondernemer aansprakelijk voor de juistheid van de factuur.

Vereisten factuur

Hierna worden de vereisten waaraan een factuur moet voldoen puntsgewijs opgesomd. Wellicht ten overvloede merk ik op dat voor papieren facturen en elektronische facturen dezelfde inhoudelijke voorwaarden gelden.

In 2012 dienen facturen aan de volgende vereisten te voldoen:

  • factuurdatum (datum uitreiking factuur);
  • opeenvolgend factuurnummer;
  • naam en adres van de dienstverlener/leverancier en de afnemer;
  • BTW-nummer leverancier/dienstverlener;
  • BTW-nummer van de afnemer als de goederen met toepassing nultarief zijn geleverd tussen lidstaten van de Europese Unie (intracommunautaire levering) of als de BTW-heffing is verlegd naar de afnemer;
  • de hoeveelheid en aard van de geleverde goederen en/of verrichte diensten;
  • datum waarop goederen zijn geleverd en/of diensten zijn verricht;
  • datum waarop vooruitbetaling heeft plaatsgevonden;
  • de vergoeding gesplitst per tariefsoort;
  • de eenheidsprijs exclusief BTW;
  • eventuele kortingen;
  • BTW-tarief en totaal verschuldigde BTW;
  • als nultarief geldt of BTW is verlegd dan moet dit vermeld worden;
  • als sprake is van intracommunautaire levering dan moet dit vermeld worden;
  • als er sprake is van vrijstelling dan moet dit vermeld worden;
  • geldt de margeregeling dan moet dit vermeld worden;
  • bij verkoop van een vervoersmiddel, zowel nieuw als tweedehands, moet je de gegevens van het vervoersmiddel vermelden;
  • wordt de belasting voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger, dan NAW gegevens en BTW-nummer.

Per 1 januari 2013 komen daar de volgende vereisten bij:

  • bij selfbilling moet op de factuur worden vermeld ‘factuur uitgereikt door afnemer’;
  • indien van toepassing moet vermeld worden: ‘Bijzondere regeling reisbureaus’, ‘Bijzondere regeling gebruikte goederen’, Bijzondere regeling kunstvoorwerpen’ of ‘Bijzondere regeling voorwerpen voor verzameling of antiquiteiten’.

Een ander voordeel per 1 januari 2013 is dat je, in geval je afnemer een buitenlandse ondernemer is, de verleggingsfacturen niet meer hoeft toe te lichten in de taal van deze afnemer. Je kunt volstaan met de vermelding ‘BTW verlegd’.

Vereenvoudigde factuur

Vanaf 1 januari 2013 kan je onder bepaalde omstandigheden volstaan met het sturen van een ‘vereenvoudigde factuur’.

Dit kan als het factuurbedrag (dus inclusief BTW) niet hoger is dan € 100 of als desbetreffende factuur is aan te merken als een document of bericht dat wijzigingen aanbrengt in – en specifiek verwijst naar – de oorspronkelijke factuur.

Op een vereenvoudigde factuur moeten in ieder geval de volgende gegevens te worden vermeld:

  • datum uitreiking factuur (factuurdatum);
  • identiteit van de ondernemer die de prestatie verricht;
  • de aard van de prestatie;
  • het belastingbedrag (BTW-bedrag);
  • een eventuele verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Bij grensoverschrijdende afstandverkopen of intracommunautaire leveringen tegen het nultarief mag je geen vereenvoudigde factuur sturen, maar moet je een ‘volledige’ factuur sturen.

Wat als je facturen niet aan de vereisten voldoet?

Voldoet je factuur niet aan de wettelijke vereisten, dan kan je een boete krijgen. Deze kan oplopen tot maar liefst € 4.920.

Overigens kan je, als je constateert dat je factuur niet volledig voldoet aan de wettelijke vereisten dit gebrek herstellen door een verbeterde of aanvullende factuur aan je afnemer toe te (laten) sturen.

 


[1] Besluit van 27 juni 2012, nr. BLKB 2012 477M, p. 5, te vinden op: http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/besluiten/2012/06/29/blkb-2012-477-ob-administratieve-facturererings-en-andere-verplichtingen.html.